Ga naar hoofdinhoud

Planningen maken op basis van (Excel) templatebestanden

Een planning (begroting of prognose) kan ook worden opgesteld via een Excel templatebestand en vervolgens worden geïmporteerd in de Planningmodule.

Dit biedt voordelen:

  • snel bedragen invoeren (bijvoorbeeld slepen over 12 maanden)

  • gebruik maken van Excel-formules

  • koppelen met bestaande begrotingsmodellen

Let op: werken met templates vereist nauwkeurigheid. Fouten in Excel of verkeerde koppelingen kunnen direct leiden tot onjuiste uitkomsten in Factview.

Templatebestanden downloaden​

De templates zijn beschikbaar via Importeren -> Import templates

Er zijn twee typen templates:

  • Planning template (algemeen)

  • Planning template (maandmodel)

Planning template (algemeen)​

Deze template:

  • bevat meerdere tabbladen (zoals in de Planningmodule)

  • gebruikt één tab per type planningsitem

  • is geschikt voor uitgebreide en gedetailleerde planningen

Voordelen:

  • veel flexibiliteit

  • geschikt voor complexe modellen

  • ook bruikbaar voor week- of dagniveau

Planning template (maandmodel)​

Deze template:

  • werkt met één invoertabblad

  • bevat blokken van 30 regels

  • toont meerdere jaren naast elkaar

Voordelen:

  • snel opzetten van een meerjarenplanning

  • minder invoer nodig

  • veel instellingen zijn automatisch ingevuld

Belangrijk: basisgegevens en grootboekrekeningen​

Een planning gebruikt de basisgegevens uit de geselecteerde importset, zoals:

  • grootboekrekeningen

  • kostenplaatsen

  • dimensies

Wanneer in een template nieuwe of onbekende rekeningen worden gebruikt:

  • worden deze wel zichtbaar in de Planningmodule

  • maar niet meegenomen in de berekening

Dit leidt tot onvolledige rapportages.

Nieuwe basisgegevens toevoegen​

Voeg nieuwe grootboekrekeningen eerst toe in de Rapportagemodule:

  1. Ga naar Gegevens beheren en indelen → Grootboekrekeningen

  2. Voeg rekeningnummer en naam toe

  3. Kies type (Balans of W&V)

Daarna:

  1. Ga naar Planningmodule → Instellingen → Basisgegevens

  2. Klik op Synchroniseer basisgegevens

Nu zijn de nieuwe gegevens beschikbaar voor de planning.

Importeren van een templatebestand​

Een ingevuld templatebestand wordt geïmporteerd via de Rapportagemodule:

  1. Zorg dat er een planning bestaat

  2. Ga naar Hoofdmenu → Bestanden

  3. Sleep het bestand in het importveld

  4. Selecteer de juiste planning

  5. Open het menu Imports in de Planningmodule

Na import worden de planningsitems automatisch toegevoegd.

Voorkom dubbele invoer​

Wanneer een template opnieuw wordt geïmporteerd:

  • wordt het bestand opnieuw toegevoegd

  • worden alle planningsitems ook opnieuw toegevoegd

Dit kan leiden tot dubbele cijfers.

Oplossing:

  • verwijder de oude versie van het bestand

  • laat slechts één versie actief

Samenvatting​

Werken met templates bestaat uit:

  1. downloaden van het juiste template

  2. invullen van planningsgegevens in Excel

  3. controleren van basisgegevens (rekeningen)

  4. importeren in Factview

  5. beheren van imports (voorkomen dubbele invoer)

Templates bieden veel flexibiliteit, maar vereisen zorgvuldigheid bij gebruik.